inFORM Decisions Information Portal

User Tools

Site Tools

Trace:
pub:definecheck

Differences

This shows you the differences between two versions of the page.

Link to this comparison view

Both sides previous revisionPrevious revision
Next revision		Previous revision
pub:definecheck [2018/01/17 09:29] – [Define a Check Application] kenpub:definecheck [2022/06/25 17:02] (current) – external edit 127.0.0.1
Line 6: Line 6:
  
  
-====== Define a Check Application ====== 
  
-Systemically, an iDocs check application is a form application with two specific fields defined:+<html><pre> 
 + ICHECKS                   iCheck Menu 6.91 06.27.18                             
 +                                                             System:   DEVV6CLT  
 +   Check Applications                                                            
 +      1. Work with Checks                                    WRKIFDCHK           
 +                                                                                 
 +   Journaling and Audit Trail                                                    
 +      2. Enable Check Journaling                                                 
 +      3. Generate Journal Report                             PRTADTTRL           
 +                                                                                 
 +   iDocs Manual Checks                                                           
 +      4. Generate a Manual Payroll Check                     CRTPRPCHK           
 +      5. Configure Manual Payroll Defaults                   CFGPRPCHK           
 +      6. Create A Blank Manual Check                         CRTMANCHK           
 +      7. Generate a Manual AP Check                          CRTAPPCHK           
 +                                                                                 
 +   ePayment                                                                      
 +      8. Positive Pay - iSeries Native Check Security        GO IPAY             
 +      9. iACH - ACH Electronic Payment                       GO IACH             
 +                                                                         Bottom  
 + Selection                                                                       
 +                                                                                 
 +                                                                                 
 + F1=Help   F3=Exit   F12=Cancel                                                  
 +</pre></html> 
 + 
 +<html><pre> 
 +  3/04/19                                                             FM0465C1   
 + 08:41:13               Work with Check Applications                  KKRAMER    
 +                                                                                 
 +  1=Edit          2=Configure data map     3=Copy              4=Delete          
 +  7=Rename        8=Work with map fields  11=Conditional      14=Smart Routing   
 + 15=Merge with Spool File                 16=Print Overlays   18=Spool Routing   
 + 19=Work with database map  20=Merge with database map                           
 +  Search a name .             *START, NAME                                       
 +             Opt  Check       Description                Status                  
 +                   AAACHECK   Ken tst PP w/o user data   *CHECKIN                
 +                   AAACHECKU  Ken tst PP w/ user data    *CHECKIN                
 +                   CGC111PCI  ACCOUNTS PAYABLE CHECK(L)  *CHECKIN                
 +                   CGC111PP   AP CHECK(L)with Pos Pay    *CHECKIN                
 +                   CGC111SPL  AP CHECK w/ no chk# -new   *CHECKIN                
 +                   CGC111SPX  AP CHECK w/ no chk# -old   *CHECKIN                
 +                   CGC111SPZ  AP CHECK w/ no chk# -o/n   *CHECKIN                
 +                   CGC112PCI  CMS PR chk - LNG 08/2011   *CHECKIN                
 +                   CGC112SB   CMS PR-L STERLING BOILER   *CHECKIN                
 +                  A-APHOPSA#  QASPLFL/SCHUFF APP032      *CHECKIN                
 +                  A-APHOPSAV  QASPLFL/SCHUFF APP032      *CHECKIN                
 +                  A-APHOPSAX  QASPLFL/SCHUFF APP032      *CHECKIN                
 +                                                                        More...  
 + F3=Exit  F6=Add  F13=Database Mapping  F15=Global Offset  F22=Change Password   
 +</pre></html> 
 + 
 +===== Checks Applications ===== 
 + 
 +Option **1** allows you to define a check application.  Systemically, an iDocs check application is a form application with two specific fields defined:
  
   * **CHECK#** - the check number   * **CHECK#** - the check number
Line 53: Line 106:
  
   * **Account Number**:  To print the account number in the MICR line enter it here. Include leading zeros.        * **Account Number**:  To print the account number in the MICR line enter it here. Include leading zeros.     
-  * **Positive Pay ID**: If you wish to export the check data to Positive Pay400, enter the Positive Pay application ID. This should be the bank account number entered in the [[definepositivepayapplication | Positive Pay application]]. Leave this field blank if you do not wish to export check data to Positive Pay.                     +  * **Positive Pay ID**: If you wish to export the check data to the Positive Pay Module, enter the Positive Pay application ID. This should be the bank account number entered in the [[definepositivepayapplication | Positive Pay application]]. Leave this field blank if you do not wish to export check data to Positive Pay.                     
   * **Transit Number**: To print the transit number on the MICR line enter it here. Include leading zeros.              * **Transit Number**: To print the transit number on the MICR line enter it here. Include leading zeros.           
   * **MICR Line loc**:  Specify the top, left corner of the MICR line. The general default is x=480 y=3220.   * **MICR Line loc**:  Specify the top, left corner of the MICR line. The general default is x=480 y=3220.
Line 86: Line 139:
   * **F13=MICR**:   * **F13=MICR**:
  
-**Note:** If Removable Check Secure (Y/N) =  Y on the Check Application, both the logo and signature fields will contain the verbiage of 'ID' instead of 'Macro'.  This 3 digit macro ID is the number assigned when generating the macro with MacMaker.  These macros will be stored on the printer resident "flash" device.  Their ID's will print out each time the flashcard is inserted into the check secure device.     +**Note:** If Removable Check Secure (Y/N) =  Y on the Check Application, both the logo and signature fields will contain the verbiage of 'ID' instead of 'Macro'.  This 3 digit macro ID is the number assigned when generating the macro with MacMaker.  These macros will be stored on the printer resident "flash" device.  Their ID's will print out each time the flashcard is inserted into the check secure device.   
 +    
 +** Optional MICR line manipulation symbols ** \\ 
 +'**@**' = Suppress leading space  \\ 
 +'**#**' = Insert a space   \\ 
 +'** * **' = Suppress On-Us symbol  \\ 
 +'**!**' = Suppress Transit symbol (before Transit # and the space preceding the On-Us symbol) \\ 
 + 
 +'**&**' = The Transit Number Symbol  \\ 
 +'**/**' = The On-Us Symbol  \\ 
 +'**$**' = The Amount Symbol   \\ 
 +'**-**' = The Dash Symbol 
  
 ---- ----
 +
 +===== iDocs Journaling and Audit Trail =====
 +
 +iDocs contains controls to track who created checks, the day and time that the checks were created and the work station used to create them. For an accounting manager, this information is useful to flag potential anomalies in instances where the same check was created twice. For this reason the journal feature is included as apart of iChecks and needs to be both enabled and configured. 
 +
 +
 +==== Enable Check Journaling ====
 +
 +Selecting option **2** from the utility menu generates the following configuration screen.
 +\\
 +\\
 +\\
 +<html><pre>
 + 8/12/07                     inFORM Decisions                      FM7100     
 +10:48:26              Enable Disable Check Journaling              QSECOFR    
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +             Security Password:                                               
 +                                                                              
 +       Enable Check Journaling: N                                             
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 + F3=Exit   F12=Previous                                                       
 +                                                                              
 +</pre></html>
 +
 +To enable the journal feature, change the software switch from above to 'Y'. Next, to configure check journaling, the check month, check day, and check year all need to be identified within the application using the reserved mapped fields: CHECKMM, CHECKDD, and CHECKYY respectively. Lastly, from within the bank file maintenance screen, the Positive Pay ID prompt needs to be populated with the check account number.
 +
 +Neglecting to identify the check date from the spooled file content will result in the check date being populated with the current date.
 +
 +
 +
 +
 +==== Generate Journal Report ====
 +
 +Option **3** enables the previously collected audit information to be printed. Selecting the item allow the audit criteria to be refined and isolated to a specific date range, and user profile.
 +
 +<html><pre>
 +                          Print Audit Trail (PRTADTTRL)                    
 +                                                                           
 + Type choices, press Enter.                                                
 +                                                                           
 + Destination Output queue . . . .                 Name                     
 +   Library  . . . . . . . . . . .     *LIBL       Name, *LIBL              
 + Low range user profile . . . . .                 Character value          
 + High range user profile  . . . .                 Character value          
 + Begin Date . . . . . . . . . . .                 Date                     
 + End Date . . . . . . . . . . . .                 Date                     
 +                                                                           
 +</pre></html>
 +
 +===== iDocs Manual Checks =====
 +
 +
 +==== Generate a Manual Payroll Check ====
 +
 +Option **4** Enables a manual payroll check to be produced on the fly outside the accounting system. Information entered here needs be reentered for tracking purposes. That said, this enables a user to quickly generate an on-the-fly check containing values not only for the net amount of the check, but also for the check receipt. The receipt lists all of the current and year to date information necessary to closely mirror the same information that would appear on a regularly scheduled check receipt.
 +
 +
 +
 +==== Configure Manual Payroll Defaults ====
 +
 +Option **5** allows default values to be set or changed when generating checks. 
 +
 +<html><pre>
 +  8/12/07                                                         FM0495      
 + 11:09:30               Configure Manual Pay Checks               QSECOFR     
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +        Default       Default       Default        Default       Default      
 +        Form          Bank          Library        Outq           Check#      
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +                                                                              
 +  F1=Help   F3=Exit   F10=Save   F12=Cancel                                   
 +                                                                              
 +</pre></html>
 +
 +
 +
 +
 +
 +
 +
 +
 +
 +
 +
 +==== Create A Blank Manual Check ====
 +
 +Option **6** enables a spooled file to be created with check numbers generated on each page for the range specified. Once the intermediate spooled file is created, the spooled file is merged with the iCheck Application and the bank file specified from the command. Amounts are not prompted for as this command acts only to print blank checks themselves.
 +
 +<html><pre>
 +                        Create Manual Check (CRTMANCHK)                        
 +                                                                               
 +Type choices, press Enter.                                                     
 +                                                                               
 +Output queue . . . . . . . . . .   FMGMICR                                     
 +  Out Queue  . . . . . . . . . .     FMG                                       
 +From Check Number  . . . . . . .                 1-999999                      
 +To Check Number  . . . . . . . .                 1-999999                      
 +Form Application . . . . . . . .   *NONE         Value, or F4 for list         
 +Bank Definition  . . . . . . . .   *NONE         Value, or F4 for list         
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                        Bottom 
 +F3=Exit   F4=Prompt   F5=Refresh   F12=Cancel   F13=How to use this display    
 +</pre></html>
 +
 +  * **Output queue** must be a valid Output queue and library name.  FMGMICR is the default output queue in library FMG.\\
 +  * **From** and **To check numbers** determine how many Blank Checks will be generated.\\
 +  * **Form Application** must be a valid Check Application with mapping and check overlay to be used.
 +Note: The check number must be mapped from the BLANKCHECK spool file in the FMGMICR output queue. (Row 1 columns 12-21) \\
 +  * **Bank Definition** is normally the same as the Form Application and this is what provides the Bank routing and MICR information for the check.\\ 
 +\\ 
 +__Upon execution, **2** entries are created:__  \\ 
 +  1. A raw spool file BLANKCHECK is created in the FMGMICR/FMG output queue. 
 +    It contains 1 page for each of the check numbers generated.  
 +    i.e. In the example shown below, the spool file BLANKCHECK in the FMG/FMGMICR output queue is 2 pages. 
 +  2. A merged ASCII print file containing both data and overlay in the selected output queue.
 +<html><pre>
 +                             Work with Output Queue                             
 +                                                                                
 + Queue:   FMGMICR        Library:   FMG            Status:   RLS                
 +                                                                                
 + Type options, press Enter.                                                     
 +   1=Send   2=Change   3=Hold   4=Delete   5=Display   6=Release   7=Messages   
 +   8=Attributes        9=Work with printing status                              
 +                                                                                
 + Opt  File        User        User Data   Sts   Pages   Copies  Form Type   Pty 
 +      BLANKCHECK  IDOCSUSER   CSGAPCHK    RDY       1       1   *STD         5  
 +      BLANKCHECK  IDOCSUSER   CSGAPCHK    RDY       1*      1   *STD         5  
 +                                                                                
 +                                                                                
 +                                                                                
 +                                                                                
 +                                                                                
 +                                                                                
 +                                                                                
 +                                                                         Bottom 
 + Parameters for options 1, 2, 3 or command                                      
 +</pre></html>
 + 
 +A sample raw spool file BLANKCHECK with two pages, 1 each for check numbers 99990 to 99991 is shown below:
 + <html><pre>
 +
 +                                                        Display Spooled File                                                       
 + File  . . . . . :   BLANKCHECK                                                                           Page/Line   1/1          
 + Control . . . . .                                                                                        Columns     1 - 130      
 + Find  . . . . . .                                                                                                                 
 + *...+....1....+....2....+....3....+....4....+....5....+....6....+....7....+....8....+....9....+....0....+....1....+....2....+....3
 + Check No:  0000099990                                                                                                             
 + Check No:  0000099991                                                                                                             
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                                   
 +                                                                                                                      Bottom
 + F3=Exit   F12=Cancel   F19=Left   F20=Right   F24=More keys                                                                       
 +</pre></html>                                                                                                                                   
 +A sample Check Application Spooled Datamap Screen is hown below: 
 +<html><pre>
 + 3/15/11     12=Cancel                iDocs Form Suite                        FM2540C1  
 +14:53:08              Spooled Datamap Field Maintenance              KKRAMER   
 +                      Form: BLANKCHECK blank check from Util #42               
 +                                                                               
 + 1=Select   3=Copy   4=Delete   5=Display                                      
 +                                                                               
 +                                     From     To     Map                       
 +Sel Fld Name   Description          Row Col Row Col  Type   Fld   Xloc    Yloc 
 +    A1CHECK#   PRINT CHECK NUMBER     1  12   1  21   2           2100     170 
 +    CHECK#     Check Number           1  12   1  21   2           9998    9998 
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                        Bottom 
 +                                                                               
 +F3=Exit   F6=Add   F7=Font/No Font   F12=Cancel </pre></html>
 +
 +
 +
 +
 +
 +==== Generate a Manual AP Check ====
 +
 +Option **7** enables a user to generate generic check information for accounts payable checks for as many entries specified. Choosing this item displays a blank slate entry for from which the user may enter in the check information in a free style format. Once entered, a properly configured accounts payable check application that maps correctly the relevant check fields will produce the desired checks.
 +
 +Note that proper authority needs needs to be exercised to run this command which is secured with a password.
 +
 +The output goes to a spool file called APCHECK in outque FMGBURST.  This data must be mapped on an existing check application.
 +
 +Below contains the example of the entry screen for this AP check entry function:
 +
 +<html><pre>
 +
 + 8/12/07                       inFORM Decisions                  FM0497D1      
 +11:30:05                       Manual AP Check                   QSECOFR       
 +                                                                               
 + AP Check Remittance Information                                               
 +Line 1 details                                                                 
 +Line 2 details       
 +                                                             
 +                                                                        
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 + F3=Exit   F10=Save   F12=Cancel   F15=Checks                                  
 +</pre></html>
 +F10 for the check information screen:
 +<html><pre>
 +
 +  8/26/11                       inFORM Decisions                  FM0497D2      
 + 17:21:56                       Manual AP Check                   QSECOFR       
 +                                                                                
 +                                                                                
 +  Check Number. . . . . :        100001                                         
 +                                                                                
 +  Check Amount. . . . . :        100.00                                         
 +                                                                                
 +  Check Date. . . . . . :  08/24/2011                                           
 +                                                                                
 +  Accounts Payable Payee:  John Smith                                                     
 +                           1234 Main St                                                     
 +                           Anytown, PA USA                                                     
 +                                                                                
 +                                                                                
 +                                                                                
 +                                                                                
 +                                                                                
 +                                                                                
 +                                                                                
 +                                                                                
 + F3=Exit   F10=Save   F12=Cancel                                               
 +
 +</pre></html>
 +F10 to Save.
 +When finished, press F15 for Checks.
 +<html><pre>
 +
 + 8/26/11                       inFORM Decisions                      FM0497D7  
 +17:28:05                       Manual AP Check                       QSECOFR   
 +                                                                               
 + Type information, press Enter.                                                
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                      Form Application: MANUALCHECKS F4=List                    
 +                                                                               
 +                 Bank File Maintenance: MANUALCHECKS F4=List                    
 +                                                                               
 +                     Out Queue Library: FMG                                    
 +                                                                               
 +                        Out Queue Name: FMGBURST                                
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 +                                                                               
 + F3=Exit   F10=Save   F12=Cancel                                               
 +</pre></html>                                                                               
 +The spool file generated in FMG/FMGBURST is free form but will resemble this:
 +<html><pre>
 +                                                                              
 + Line ....+... 1 ...+... 2 ...+... 3 ...+... 4 ...+... 5 ...+... 6 ...+... 7 .
 +   1  Line 1 details                                                                 
 +   2  Line 2 details                                                                 
 +   3                                                                          
 +   4                                                                          
 +   5                                                                          
 +   6                                                                          
 +   7                                                                          
 +   8                                                                          
 +   9                                                                          
 +  10                                                                          
 +  11                                                                          
 +  12                                                                          
 +  13                                                                          
 +  14                                                                          
 +  15                                                                          
 +  16      $100.00                                                            
 +  17               08/24/2011                                                
 +  18  000000100001                                                           
 +  19  John Smith
 +  20  1234 Main St                                                                 
 +  21  Anytown, PA USA                                                                 
 +  22                                                                         
 +  23                                                                         
 +  24                                                                         
 +  25  One Hundred Dollars and 00 Cents                                       
 +  26                                                                         
 +  27                                                                         
 +  28                                                                         
 +  29                                                                         
 +  30 
 + </pre></html> 
 +At this point, you can exit the Utility Menu. Go to iChecks and select the check application with an option 2 to configure the data map.  
 +
 +===== ePayment =====
 +
 +==== Positive Pay400 ====
 +<html>&#091;</html>[[start#positive_pay400 |Go There]]<html>&#093;</html> Positive Pay400 is a positive pay package with full iDoc integration. Checks produced with iChecks are automatically entered into the Positive
 +Pay database, and the check information is uploaded to the bank for comparison
 +to the check data from clearing.
 +
 +==== iACH ====
 +<html>&#091;</html>[[start#iach |Go There]]<html>&#093;</html> Native System i ACH capability.
 +
 +
 <html>&#091;</html>[[start | Up To Index ]]<html>&#093;</html> <html>&#091;</html>[[start | Up To Index ]]<html>&#093;</html>
 +
 +
pub/definecheck.1516210170.txt.gz · Last modified: 2022/06/25 17:02 (external edit)